Effizientes Dokumentenmanagement
Im Dokumentenmanagement unterstützen wir gemeinsam mit unseren Partnern bei Beratung, Projektleitung und Implementierung. Die Lösung d.velop documents (d.3), im Einsatz bei über 15.000 Kunden und von mehr als 5 Mio. Nutzenden verwendet, ermöglicht die digitale Abbildung von Akten, Vertrags‑ und Rechnungsprozessen, Personalakten und Vorgängen. Zusätzlich werden rechtskonforme Archivierung, Workflows und eine SAP‑Integration unterstützt.
Vorteile eines intelligenten Dokumentenmanagements
- Zeitersparnis - durch die automatische Verteilung von Dokumente
- Transparente Vorgänge - die Lebenszyklen der Dokumente bleiben immer nachvollziehbar
- Automatische, gesetzeskonforme Archivierung - reduzierter Aufwand für Datenhaltung und Archivierung
- Anpassung an individuelle Prozesse - einfache Integration in bestehende Prozess- und Softwarelandschaft
- Einfache Archivierung - sekundenschnelles Recherchieren und Auffinden von Informationen durch Verschlagwortung
- Ein Ansprechpartner für alle Leistungen – Projekt und Betrieb aus einer Hand
Digitales Dokumentenmanagement
In den nachfolgenden Bereichen hat sich ein digitales Dokumentenmanagement bewährt:
Informationen zu einem Sachverhalt lassen sich in einer digitalen Akte bündeln. Ob Kunden‑, Vertrags‑ oder Patientenakte: Ein DMS kann Dokumente automatisiert in der entsprechenden Akte ablegen, sodass Auskünfte bei Anfragen schneller möglich sind. Eine individuell einstellbare Rechteverwaltung unterstützt Datensicherheit und den kontrollierten Zugriff.
Vertragsrelevante Prozesse können über den gesamten Lebenszyklus hinweg automatisiert werden. Mit d.3ecm von d.velop lassen sich Vertragsverwaltung, Ablage und Fristenmanagement innerhalb eines gemeinsamen Systems abbilden.
Ein digitaler Rechnungsworkflow automatisiert manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung und schafft dadurch mehr Transparenz in den Abläufen. Routinetätigkeiten können schneller bearbeitet werden, Kosten lassen sich reduzieren und Skontofristen verlässlich einhalten. Gleichzeitig wird die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden verbessert.
Mit der digitalen Personalakte der d.velop AG können relevante Personaldaten direkt am Arbeitsplatz abgelegt und verwaltet werden. Dadurch entfallen typische Herausforderungen der papierbasierten Dokumentenverwaltung im Personalwesen.
In nahezu allen Bereichen eines Unternehmens wird in Vorgängen gearbeitet. Sowohl Unterstützungs‑ als auch Kernprozesse sind davon betroffen. Eine strukturierte und transparente Organisation dieser Vorgänge gewinnt zunehmend an Bedeutung für den Unternehmenserfolg.
Oft sind es kleinere Anpassungen, die deutliche Veränderungen bewirken können. Auf Basis des SAP‑ERP‑Standards entwickelte Lösungen und Templates unterstützen dabei, bestehende Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen:
- Digitale Rechnungsprüfung
- Digitaler Bestellprozess
- Digitale Personalakte
- pro.s.app Smart Folder für eine übersichtliche Ordnerstruktur